Durée de conservation des documents entreprise : tableau des délais légaux par type de document
Un contrat signé il y a huit ans. Une facture fournisseur classée dans un ancien dossier. Un bulletin de paie archivé au format papier.
Faut-il encore les garder ? Peut-on les supprimer ? Ou risque-t-on de perdre une pièce importante ?
La réponse tient en une règle simple : tout document émis ou reçu par une entreprise dans le cadre de son activité doit être conservé pendant une durée minimale. Mais cette durée varie fortement selon la nature du document.
Les repères les plus fréquents sont 5 ans, 6 ans, 10 ans et 30 ans, selon qu’il s’agit de documents commerciaux, comptables, fiscaux, sociaux ou liés au personnel.
Cet article vous donne une vue claire des délais de conservation des documents entreprise, avec un objectif simple : vous aider à organiser votre archivage des documents d’entreprise selon les obligations légales sans vous perdre dans les textes.
Tableau de durée de conservation des documents entreprise : les délais essentiels à retenir
Avant de rentrer dans le détail, voici une vue d’ensemble. Elle permet d’identifier rapidement les grandes familles de documents et les durées principales à appliquer.
| Famille de documents | Exemples concernés | Délais à retenir |
|---|---|---|
| Documents civils et commerciaux | Contrats commerciaux, correspondances, documents bancaires, douane, assurance, propriété intellectuelle | De 2 à 30 ans selon le document |
| Pièces comptables | Livres comptables, registres, factures clients et fournisseurs, bons de commande, bons de livraison | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Documents fiscaux | Documents et justificatifs utilisés en cas de contrôle fiscal, TVA, résultat, CFE, CVAE | 6 ans, puis 10 ans à compter du 1er janvier 2027 |
| Documents sociaux | Statuts, comptes annuels, traités de fusion, registres, procès-verbaux, rapports | 3 derniers exercices, 5 ans ou 10 ans |
| Gestion du personnel | Bulletins de paie, registre unique du personnel, contrats de travail, horaires, charges sociales | 1 an, 3 ans ou 5 ans |
Ce tableau de la durée de conservation des documents entreprise montre une chose importante : il n’existe pas un délai unique applicable à tous les documents.
La bonne durée dépend toujours de trois éléments :
- la nature du document ;
- le point de départ du délai ;
- le texte de référence applicable.
C’est précisément cette combinaison qui évite les erreurs d’archivage.
Comment lire les délais : durée, point de départ et texte de référence
Un délai de conservation ne se lit jamais seul.
Dire “ce document se garde 5 ans” ne suffit pas toujours.
Il faut aussi savoir à partir de quand ces 5 ans commencent.
Selon les cas, le point de départ peut être :
- la clôture de l’exercice ;
- la livraison ou la réalisation de la prestation ;
- l’année d’imposition ;
- la date d’effet d’un traité ;
- la fin d’utilisation d’un registre ;
- le départ du salarié ;
- la fin du mandat ;
- la fin de la protection d’un droit.
Cette nuance est centrale pour l’archivage des documents d’entreprise selon les obligations légales.
Deux documents peuvent avoir la même durée de conservation, mais pas le même point de départ.
Combien de temps garder les documents comptables et pièces justificatives ?
La réponse est claire : Selon l’article L. 123-22 du Code de commerce, les principaux documents comptables doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Cette règle concerne aussi les pièces justificatives comptables.
Autrement dit, les documents qui expliquent, justifient ou accompagnent les écritures comptables (voir document à la fin de l’article).
Pour répondre simplement à la question “combien de temps garder les documents comptables ?” : retenez 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
Durée de conservation des factures entreprise : clients, fournisseurs et justificatifs
Les factures occupent une place particulière dans l’entreprise.
Elles servent à la comptabilité, au suivi commercial et à la justification des opérations.
Les factures clients et fournisseurs sont des pièces justificatives. Leur durée de conservation est donc de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Cette règle vaut dans la ligne des pièces comptables, avec les bons de commande, les bons de livraison ou les bons de réception.
Le bon réflexe est donc simple : pour la durée de conservation des factures entreprise, partez du principe que les factures doivent être classées avec les pièces comptables de l’exercice concerné.
Conservation des documents fiscaux entreprise : 6 ans, puis 10 ans à partir de 2027
Les documents fiscaux suivent une logique spécifique.
Les livres, registres, documents ou pièces justificatives pouvant faire l’objet d’un droit de communication en cas de contrôle fiscal sont à conserver 6 ans à partir de l’année d’imposition, et passera à 10 ans à compter du 1er janvier 2027.
Pour la conservation des documents fiscaux en entreprise, il faut donc distinguer :
- le délai de 6 ans applicable selon la règle indiquée ;
- le passage à 10 ans à partir du 1er janvier 2027 ;
- le point de départ, fixé à l’année d’imposition.
Les documents fiscaux concernés par le délai de conservation
Les documents fiscaux visés ne se limitent pas à une déclaration isolée.
Il y a plusieurs catégories de pièces, notamment :
- les documents sur lesquels peut s’exercer le droit de communication en cas de contrôle fiscal ;
- les justificatifs liés aux opérations ouvrant droit à une déduction de TVA ;
- les factures d’achats et documents liés aux taxes assimilées ;
- les éléments constitutifs des contrôles de la piste d’audit fiable ;
- les pièces, traitements et manuels correspondants ;
- les éléments nécessaires à l’élaboration des déclarations fiscales ;
- les documents liés au résultat, à la TVA, à la CFE, à la CVAE et aux taxes assimilées.
Le point à retenir : les délais fiscaux ne se confondent pas automatiquement avec les délais comptables.
Même si certains documents peuvent servir dans les deux contextes, il faut bien identifier leur usage fiscal.
Durée conservation documents sociaux entreprise : statuts, comptes annuels, registres et assemblées
Les documents sociaux concernent ici la vie juridique des sociétés commerciales.
Ils ne doivent pas être confondus avec les documents RH ou les documents du personnel.
Ils retracent plutôt l’existence, le fonctionnement et les décisions importantes de la société.
Les durées applicables aux principaux documents sociaux
Pour les documents sociaux, les délais varient selon le type de pièce.
Les statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association, ainsi que les pièces modificatives, sont à conserver 5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de la radiation du RCS.
Le RCS désigne le registre du commerce et des sociétés.
La radiation correspond à la disparition de l’immatriculation de l’entreprise dans ce registre.
Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) sont à conserver 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Les traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société, y compris les documents de la société absorbée, sont à conserver 5 ans à partir de la date d’effet du traité.
Les registres de titres nominatifs, registres de mouvements de titres, ordres de mouvement et registres de procès-verbaux d’assemblées ou de conseils d’administration sont à conserver 5 ans à partir de la fin de leur utilisation.
Enfin, les feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration et rapports des commissaires aux comptes sont à conserver pendant les 3 derniers exercices.
Durée de conservation des bulletins de paie employeur et autres documents du personnel
Les documents liés au personnel obéissent à d’autres délais : ils concernent la relation entre l’entreprise et ses salariés.
Le bulletin de paie, qu’il soit conservé en double papier ou sous forme électronique, doit être gardé 5 ans par l’employeur (article L. 3243-4 du Code du travail)
D’autres documents RH suivent également un délai de 5 ans :
- le registre unique du personnel, à conserver 5 ans à partir du départ du salarié ;
- les documents concernant les contrats de travail ;
- les documents liés aux salaires ;
- les pièces relatives aux primes ;
- les documents sur les indemnités ;
- les soldes de tout compte ;
- les documents relatifs aux régimes de retraite.
Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires sont, eux, à conserver 3 ans à compter de la fin de l’année civile où elles sont dues.
Les délais courts en gestion du personnel : 3 ans et 1 an
Tous les documents RH ne se conservent pas 5 ans : la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait, par exemple, se conserve 3 ans.
Une convention de forfait permet de décompter le temps de travail selon une base convenue, par exemple en jours, plutôt qu’uniquement en horaires quotidiens.
Autre délai court : la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation se conserve 1 an.
L’astreinte correspond à une période pendant laquelle le salarié doit pouvoir intervenir si besoin, sans être nécessairement sur son lieu de travail.
Enfin, certains documents liés aux contrôles et événements sociaux doivent être gardés 5 ans :
- observations ou mises en demeure de l’inspection du travail ;
- vérifications et contrôles du CSE (comité social et économique) ;
- déclarations d’accident auprès de la CPAM (caisse primaire d’assurance maladie).
Durée de conservation des contrats commerciaux et documents civils : les principaux délais
Les documents civils et commerciaux forment une famille large, ils couvrent les contrats, les échanges, les garanties, les documents bancaires, les assurances, la propriété intellectuelle ou encore certains dossiers professionnels (voir document à la fin de l’article)
Ici encore, la durée conservation contrats commerciaux varie selon la nature du document.
Contrats, correspondances et documents commerciaux à conserver 5 ans
Plusieurs documents commerciaux se conservent 5 ans.
C’est le cas du contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale.
C’est aussi le cas de la correspondance commerciale, des documents bancaires et des documents de transport de marchandise.
Ce délai de 5 ans étant « glissant » (à compter du moment où les faits ont été ou auraient dû être connus), il est donc recommandé de conserver ces documents 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle ou de la dernière opération à laquelle ils se rapportent pour une opération ponctuelle.
Les documents relatifs à la propriété intellectuelle, comme les dépôts de brevet, marque, dessin ou modèle, se conservent également 5 ans, mais avec un point de départ spécifique : la fin de la protection.
Le dossier d’un avocat se conserve aussi 5 ans, à partir de la fin du mandat.
La nuance est importante : tous ces documents peuvent avoir une durée de 5 ans, mais le point de départ du calcul n’est pas toujours identique.
Délais spécifiques : contrats électroniques, immobilier, douane, assurance et garanties
Certains documents civils et commerciaux ont des délais particuliers.
La garantie pour les biens ou services fournis au consommateur se conserve 2 ans.
Le contrat conclu par voie électronique, à partir de 120 €, se conserve 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation.
Le contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doit être conservé 30 ans.
La déclaration en douane se conserve 3 ans.
La police d’assurance se conserve 2 ans à partir de l’événement qui donne naissance à l’action.
Ces délais montrent pourquoi il est risqué de classer tous les contrats dans une seule catégorie générique.
Un contrat commercial classique, un contrat électronique et un contrat immobilier ne suivent pas la même durée.
Organiser l’archivage des documents entreprise selon les obligations légales
Pour éviter les erreurs, l’archivage doit rester simple.
L’archivage conseillé est de classer les documents par famille, puis associer chaque document à une durée, un point de départ et une référence juridique.
Une entreprise peut ainsi séparer ses archives en cinq grands ensembles :
- archives comptables ;
- archives fiscales ;
- archives sociales ;
- archives personnel / RH ;
- archives civiles et commerciales.
Ensuite, chaque dossier peut être lu avec la même checklist.
Checklist d’archivage :
- Quel est le type de document ?
- À quelle famille appartient-il ?
- Quelle est sa durée de conservation ?
- Quel est le point de départ du délai ?
- Quel est le texte de référence indiqué ?
- Le document relève-t-il d’un délai court, comme 1 an ou 3 ans ?
- Relève-t-il d’un délai long, comme 10 ans ou 30 ans ?
Cette approche permet d’éviter deux erreurs fréquentes : conserver tous les documents pendant la même durée, ou supprimer un document avant la fin réelle de son délai.
Conclusion : les repères à retenir pour vos archives d’entreprise
La durée de conservation des documents entreprise ne repose pas sur une règle unique.
Elle dépend de trois critères : la nature du document, le point de départ du délai et le texte de référence.
Le bon réflexe consiste donc à vérifier vos archives avec un tableau par famille de documents.
C’est la manière la plus directe de sécuriser vos délais conservation documents comptables fiscaux sociaux sans mélanger les durées ni les points de départ.
Dans tous les cas, lorsque ces documents d’entreprise contiennent des données à caractère personnel, ils doivent être conservés, au-delà de la phase d’utilisation courante (c’est-à-dire pendant laquelle les données sont utilisées au quotidien pour exécuter le contrat ou gérer la relation), en archives intermédiaires une fois le contrat est terminé ou le dossier clos, avec des accès limités aux seules personnes ayant besoin d’en connaître, et uniquement pendant les durées nécessaires au respect des obligations légales ou à la défense des droits de l’entreprise telles que rappelées ci-dessus.
Pour vous accompagner pas à pas et ne rien oublier sur les durées de conservations, nous avons synthétisé toutes ces informations dans notre fiche Le Point Sur dédiée.
