Congés payés 2026 : guide pratique pour les entreprises
La prochaine période légale de prise des congés s’ouvre le 1er juin prochain. Êtes-vous certain que vos procédure RH sont à jour ?
- Fixation de la période de congés payés
La période de congés est fixée par la convention collective ou par l’employeur et doit comprendre la période légale qui va du 1er mai au 31 octobre. A défaut de dispositions conventionnelles, l’employeur fixe cette période en se référant aux usages et après consultation des représentants du personnel s’il en existe.
L’employeur ne peut donc pas imposer aux salariés la prise de leurs congés en dehors de cette période. Toutefois, par accord, les parties peuvent convenir d’une période différente. L’employeur devra alors recueillir l’accord individuel de chaque salarié. Le cas échéant, des jours supplémentaires de congé, pour fractionnement, seront dus.
La période des congés doit être portée à la connaissance du personnel au moins 2 mois avant son ouverture. En pratique, cette information se fait par voie d’affichage.
- Fixation des dates de départ en congé
Il revient à l’employeur de fixer les dates de départ en congés.
A défaut de disposition conventionnelle contraire, l’employeur fixe seul les dates de départ en congé après avoir recueilli l’avis des délégués du personnel. Il doit cependant tenir compte de plusieurs éléments : la situation de famille des bénéficiaires et notamment des possibilités de congé du conjoint ; la durée de service chez l’employeur ; les autres activités professionnelles du salarié chez un ou plusieurs autres employeurs.
L’employeur doit informer les salariés par voie d’affichage de leurs dates de départ en respectant un délai minimum. L’employeur ne pouvant, sauf circonstances particulières, modifié l’ordre et les dates de départ dans le délai d’un mois avant le départ. En pratique, cette information devra bien intervenir au moins un mois avant, sauf disposition conventionnelle prévoyant un délai de prévenance supérieur.
Vous devrez veiller à ce que vos salariés bénéficient d’un minimum de 12 jours ouvrables de congés payés continus pendant la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année (soit 2 semaines civiles en l’absence de jours fériés)
Les congés de fractionnement sont des jours de congés supplémentaires accordés aux salariés lorsqu’ils ne prennent pas la totalité de leur congé principal, soit 24 jours ouvrables (ou 20 jours ouvrés), pendant la période du 1er mai au 31 octobre, que ce soit du fait du salarié ou de l’employeur.
Les salariés ont ainsi droit à :
- 1 jour de congé supplémentaire s’ils prennent entre 3 et 5 jours ouvrables de congés (ou 3 et 4 jours ouvrés) en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre ;
- 2 jours de congés supplémentaires s’ils prennent au moins 6 jours ouvrables de congés (ou au moins 5 jours ouvrés) en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre.
Ex. : un salarié bénéficie de 30 jours ouvrables de congés payés :
– il prend 3 semaines de congés en juillet et 2 semaines en décembre : il a droit à 2 jours ouvrables ;
– il prend 19 jours de congés en août, 5 jours en décembre et 6 jours en avril : il a droit à un seul jour ouvrable car, sur les 11 jours pris en dehors de la période légale de congés, 6 représentent la 5e semaine et n’ouvrent pas droit à congé supplémentaire.
- Congés non pris à la fin de la période
En principe, les congés payés doivent être pris au cours de la période fixée pour l’entreprise. Les congés non pris au terme de cette période sont en principe perdus, sauf dispositions conventionnelles ou usages plus favorables.
Toutefois, les congés non pris du fait de l’employeur (par exemple, impossibilité d’organisation ou refus injustifié) ne peuvent être considérés comme perdus. Dans ce cas, le salarié peut en demander le report, voire une indemnisation en cas de litige.
En outre, des règles particulières s’appliquent lorsque le salarié n’a pas pu prendre ses congés en raison de l’exercice de droits spécifiques (congé parental, congé de maternité, congé d’adoption, accident du travail ou maladie professionnelle).
- Congés payés et maladie
Conformément au Code du travail (articles L. 3141-5 et L. 3141-19), les salariés qui n’ont pas pu prendre leurs congés en raison d’un arrêt maladie – qu’il s’agisse d’une maladie professionnelle ou non – conservent leur droit à congés et peuvent les reporter. Ce report est possible au-delà de la période légale de prise, dans la limite de 15 mois après la fin de la période d’acquisition.
- Point(s) de vigilance identifié(s) dans la gestion de vos paies »
Si vous reportez systématiquement les congés non pris sur la période suivante, nous vous rappelons que le principe du report s’applique à l’ensemble des congés y compris ceux acquis durant la maladie. Ainsi, en vertu du principe de non-discrimination en raison de l’état de santé des salariés, les congés acquis par un salarié durant son absence pour maladie/accident du travail/maladie professionnel, seront reportés sans qu’il soit possible de limiter ce report à 15 mois.
Les compteurs de congés payés importants vous exposent à des risques.
Cela implique une provision comptable significative. En cas de rupture du contrat de travail, une sortie de trésorerie conséquente est à prévoir. Enfin, une accumulation excessive de congés payés peut caractériser un manquement à l’obligation de l’employeur d’assurer l’effectivité du droit au repos, ce qui est susceptible d’engager sa responsabilité en matière de santé et sécurité au travail.
Besoin d’aide pour adapter vos pratiques? Nos équipes d’experts sociaux sont à votre disposition pour auditer votre conformité. N’hésitez pas à nous contacter.
